Desde mayo de 2019, todas las empresas deben registrar cada día la hora de inicio y de fin de la jornada de cada persona trabajadora y conservar esos registros 4 años. El Ministerio de Trabajo prepara un real decreto que obligará a que el registro sea digital, pero a fecha de esta guía no se ha publicado en el BOE.
¿Qué exige hoy la ley?
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores obliga a la empresa a garantizar el registro diario de jornada, que debe incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de cada persona trabajadora.
- Se aplica a todas las empresas, sea cual sea su tamaño o sector, y a toda la plantilla, incluidos contratos a tiempo parcial y teletrabajo.
- Los registros deben conservarse 4 años y estar a disposición de las personas trabajadoras, de su representación legal y de la Inspección de Trabajo.
- La forma de organizarlo se fija por convenio colectivo, acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión de la empresa previa consulta con la representación legal.
Hoy la ley no impone un formato: vale papel, hoja de cálculo o software, siempre que el registro sea fiable, no se pueda manipular y permita comprobar la jornada real. En la práctica, la Inspección y los tribunales desconfían de los registros en papel que se rellenan a posteriori.
El nuevo registro de jornada digital
El Ministerio de Trabajo tramita un real decreto que modificaría el sistema actual. El borrador prevé que el registro sea:
- Digital y objetivo, sin posibilidad de rellenarlo o modificarlo a posteriori sin dejar rastro.
- Accesible en remoto para la Inspección de Trabajo.
- Accesible para cada trabajador, que podrá consultar sus propios registros.
Situación a 29 de septiembre de 2026: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026, al considerar que parte de las obligaciones debía establecerse por ley y no por reglamento. Trabajo y Economía acordaron en julio retomarlo en septiembre, pero el texto sigue sin aprobarse y sin fecha. Tampoco está cerrado el periodo de adaptación: se han barajado desde 20 días hasta un año para pymes.
Si ya usas un software de fichaje con registros inalterables y acceso para la plantilla, lo más probable es que solo tengas que ajustar detalles cuando se publique.
¿Y la jornada de 37,5 horas?
El proyecto de ley para reducir la jornada máxima a 37,5 horas semanales fue rechazado en el Congreso en septiembre de 2025. La jornada máxima legal sigue siendo de 40 horas semanales de trabajo efectivo en cómputo anual.
Sanciones
No llevar el registro de jornada, o llevarlo de forma que no permita comprobar la jornada real, es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS:
| Grado | Multa |
|---|---|
| Mínimo | De 751 a 1.500 € |
| Medio | De 1.501 a 3.750 € |
| Máximo | De 3.751 a 7.500 € |
Además, sin registro fiable la empresa tiene difícil defenderse en una reclamación de horas extra.
Cómo elegir software de fichaje
- Registros inalterables, con histórico de cualquier corrección y quién la hizo.
- Métodos de fichaje adaptados a tu negocio: app para equipos en movilidad, tablet o kiosko en el local, biometría solo si está justificada.
- Geolocalización proporcionada: solo en el momento de fichar y con información previa a la plantilla, para cumplir el RGPD.
- Acceso de cada trabajador a sus propios registros y exportación para la Inspección.
- Integración con nóminas (a3, Sage, etc.) para calcular horas extra y complementos.
- Precio por empleado y mínimos: algunos exigen un mínimo de usuarios o cobran por local.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar con una app?
A día de hoy no. La ley exige un registro diario fiable de entrada y salida, pero no impone un formato. Si se aprueba el real decreto de registro digital, pasará a ser obligatorio un sistema digital.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los registros?
Cuatro años, a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo.
¿Hay que registrar la jornada de quien teletrabaja?
Sí. El registro de jornada se aplica a toda la plantilla, incluidas las personas que teletrabajan o trabajan fuera de las instalaciones.
¿Puedo usar la geolocalización para el fichaje?
Se puede, pero debe ser proporcionada: limitada al momento del fichaje, con información previa y clara a la plantilla y respetando el RGPD. Algunos programas permiten activarla solo cuando está justificada.
¿Cuánto cuesta un software de control horario?
En nuestra comparativa hay opciones gratuitas con funciones básicas y programas de pago desde 1,50 €/usuario/mes, con precios habituales de 2,40 a 6 €/empleado/mes.
Fuentes
- BOE – Estatuto de los Trabajadores (art. 34.9)
- elDiario.es – Trabajo y Economía pactan llevar el registro horario a septiembre
- Qué! – Nuevo retraso del registro horario (26-9-2026)
- Securex – Situación de la jornada de 37,5 horas
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con un profesional.