Las sociedades y demás personas jurídicas están obligadas a relacionarse con la Administración por medios electrónicos (Ley 39/2015). Eso significa recibir las notificaciones en buzones electrónicos y firmar los trámites con un certificado digital de representante. Si no abres una notificación en 10 días naturales, se da por rechazada y el procedimiento sigue sin ti.
¿Quién está obligado?
El artículo 14.2 de la Ley 39/2015 obliga a relacionarse electrónicamente con las Administraciones a:
- Personas jurídicas: sociedades limitadas y anónimas, cooperativas, asociaciones, fundaciones…
- Entidades sin personalidad jurídica: comunidades de bienes, sociedades civiles, comunidades de propietarios.
- Profesionales colegiados, en los trámites propios de su profesión.
- Quienes representen a un obligado, como una gestoría.
Autónomos: la Ley 39/2015 les deja elegir, pero la Seguridad Social les obliga desde el 1 de octubre de 2018 a tramitar por vía electrónica la afiliación, la cotización y las notificaciones. Con Hacienda, un autónomo solo está obligado a notificaciones electrónicas si se le ha incluido en el sistema NEO.
Dónde llegan las notificaciones
- DEHú (Dirección Electrónica Habilitada única): buzón común de la Administración del Estado y muchos organismos adheridos.
- Sede electrónica de la Agencia Tributaria: las sociedades están incluidas en el sistema de Notificaciones Electrónicas Obligatorias (NEO).
- Sede de la Seguridad Social (SEDESS).
- Sedes de comunidades autónomas y ayuntamientos que no estén adheridos a la DEHú.
Registra un correo electrónico en cada sede para recibir avisos. Los avisos no son obligatorios para la Administración: si no llegan, la notificación sigue siendo válida.
El plazo de 10 días
Según el artículo 43.2 de la Ley 39/2015, si pasan 10 días naturales desde que la notificación se pone a tu disposición sin que accedas, se entiende rechazada y el trámite continúa. El Tribunal Supremo ha precisado en junio de 2026 que el cómputo empieza el día siguiente a la puesta a disposición y que el plazo para recurrir comienza al día siguiente del rechazo.
No hay una multa por no abrir notificaciones, pero las consecuencias pueden ser peores:
- Pierdes el plazo para alegar o recurrir.
- Un requerimiento sin contestar puede acabar en sanción.
- Una deuda puede pasar a apremio y llegar un embargo sin que te hayas enterado.
Qué certificado necesita una empresa
| Certificado | Para qué sirve | Precio en la FNMT |
|---|---|---|
| Representante de persona jurídica | Que el administrador o apoderado actúe en nombre de la sociedad | 14 € + IVA |
| Representante de administrador único o solidario | Administrador único o solidario, con poderes plenos | 24 € + IVA |
| Representante de entidad sin personalidad jurídica | Comunidades de bienes, de propietarios… | Gratis |
| Persona física | Trámites personales y de autónomo | Gratis |
Otros prestadores (Camerfirma, Uanataca, Izenpe, ACCV…) cobran más, pero algunos permiten obtener el certificado por videoidentificación sin desplazarse. Los autónomos pueden usar también Cl@ve para la mayoría de trámites.
Firma electrónica de contratos y documentos
Para firmar contratos con clientes, empleados o proveedores no necesitas certificado: el Reglamento europeo eIDAS reconoce tres niveles de firma electrónica:
- Simple: un clic o una firma en pantalla. Válida, pero con menos fuerza de prueba.
- Avanzada: vinculada de forma única al firmante (por ejemplo, con código por SMS y evidencias). Es la más usada en contratos.
- Cualificada: basada en un certificado cualificado. Equivale legalmente a la firma manuscrita.
Con eIDAS 2, los Estados deben ofrecer una Cartera Europea de Identidad Digital antes del 24 de diciembre de 2026. A septiembre de 2026, la cartera española sigue en desarrollo.
Cómo organizarse
- Saca el certificado de representante y guarda una copia de seguridad protegida.
- Anota la fecha de caducidad: si caduca, no podrás acceder a las notificaciones.
- Registra un email de avisos en la DEHú, la AEAT y la Seguridad Social.
- Revisa los buzones al menos dos veces por semana, o usa un programa que las descargue automáticamente.
- Si tienes gestoría, apodérala para recibir notificaciones en tu nombre y acuerda quién las revisa.
Preguntas frecuentes
¿Una sociedad limitada puede recibir las notificaciones en papel?
No. Las personas jurídicas están obligadas a relacionarse electrónicamente con la Administración. Las notificaciones se ponen a su disposición en sedes electrónicas y buzones como la DEHú.
¿Qué pasa si no abro una notificación electrónica?
A los 10 días naturales se entiende rechazada y el procedimiento continúa. Puedes perder plazos de recurso, recibir sanciones por requerimientos no atendidos o sufrir embargos.
¿Cuánto cuesta el certificado digital de una empresa?
En la FNMT, el certificado de representante de persona jurídica cuesta 14 € + IVA y el de administrador único o solidario 24 € + IVA. Otros prestadores cobran entre 34 y 80 € aproximadamente.
¿Los autónomos están obligados a las notificaciones electrónicas?
Con la Seguridad Social sí, desde octubre de 2018. Con Hacienda y otras Administraciones, en general no, salvo que se les haya incluido expresamente en el sistema de notificación obligatoria.
¿Necesito certificado digital para firmar contratos?
No necesariamente. Una firma electrónica avanzada de una plataforma de firma es válida para la mayoría de contratos privados. La firma cualificada, basada en certificado, es la que equivale a la manuscrita.
Fuentes
- BOE – Ley 39/2015, art. 14 y 43
- BOE – Orden ESS/214/2018 (autónomos, Seguridad Social)
- AEAT – Notificaciones electrónicas obligatorias
- FNMT – Precios del certificado de representante
- DEHú
Esta guía es informativa y no constituye asesoramiento jurídico. Para casos concretos, consulta con un profesional.